Datenschutzerklärung

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Verantwortlicher ist Emmanuel Jégo EI (entrepreneur individuel), 26 B rue Émile Bernard, 35700 Rennes, Frankreich, eingetragen im französischen Unternehmensregister (Registre national des entreprises, RNE), SIREN 850 238 825.

Bei Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie an contact@visualpdf.com. Die vollständigen Angaben zum Anbieter stehen im Impressum.

Wir sind Verantwortlicher für die Werkzeuge, die Konten, die Arbeitsbereiche, die Abrechnungsunterlagen und die Sicherheit. Die Zahlungen für Premium wickelt Sold through Link, LLC, ein mit Stripe verbundenes Unternehmen, als Wiederverkäufer (Merchant of Record) ab. Link und Stripe sind für die Zahlungsdaten, die sie erheben, eigenständige Verantwortliche.

Die Kurzfassung

Das Wichtigste zuerst:

• Fast jedes Werkzeug läuft in Ihrem Browser, diese Dateien verlassen Ihr Gerät also nie. Die Ausnahme sind die Konverter für Word, Excel und PowerPoint: Sie nutzen unseren Server, wie unten erklärt.
• Sie können die Werkzeuge ohne Konto nutzen. Ein Konto brauchen Sie nur, um Premium zu kaufen, Unterschriften und Wasserzeichen zu speichern oder einem Arbeitsbereich beizutreten.
• Unsere Reichweitenmessung ist selbst gehostet, kommt ohne Cookies aus und kann Ihnen nicht durchs Netz folgen.
• Wir zeigen keine Werbung und verkaufen oder teilen Ihre Daten nie zu Werbezwecken.
• Zahlungen laufen über Stripe. Ihre Kartennummer sehen und speichern wir nie.
• Daten, die Sie für eine einzelne Aufgabe senden (eine Feedback-Nachricht, eine Datei für eine Office-Umwandlung), werden nach festen Fristen gelöscht. Wenn Sie ein Konto anlegen, bleiben dessen Daten gespeichert, bis Sie das Konto löschen. Das können Sie auf Ihrer Kontoseite selbst tun.

Dateien, die in Ihrem Browser verarbeitet werden

Wenn Sie unsere im Browser laufenden Werkzeuge nutzen (zusammenfügen, trennen, komprimieren, unterschreiben, Wasserzeichen, zuschneiden und alle anderen außer den Office-Konvertern), läuft die gesamte Arbeit auf Ihrem eigenen Gerät. Die Datei wird nie übertragen: Wir können sie weder sehen noch speichern noch auswerten. Unsere Reichweitenmessung erfährt darüber nur die Anzahl der Dateien, ihre Gesamtgröße und Zählwerte, etwa wie viele Seiten ein Werkzeug geändert hat (siehe Reichweitenmessung).

Zwei Dinge können von diesen Werkzeugen dennoch unsere Server erreichen: anonyme Nutzungsereignisse (siehe Reichweitenmessung) und eine Unterschrift oder ein Wasserzeichen, das Sie bewusst in einem Premium-Konto speichern und das wie unten beschrieben verschlüsselt abgelegt wird. Das Dokument, an dem Sie arbeiten, gehört nie dazu.

Umwandlung von Office-Dateien in PDF

Das Umwandeln von Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien in PDF braucht Software, die sich noch nicht im Browser ausführen lässt, deshalb nutzen diese drei Werkzeuge unseren Server. Das passiert dabei genau mit Ihrer Datei:

• Ihre Datei wird über eine verschlüsselte Verbindung an unseren Server gesendet, der sie für die eigentliche Umwandlung an Microsoft (OneDrive) weiterreicht.
• Die an Microsoft gesendete Kopie löschen wir direkt nach der Umwandlung, und ein automatischer Durchlauf entfernt Übriggebliebenes innerhalb von 75 Minuten. Die Löschung ist endgültig: Die Datei landet nicht im Papierkorb von OneDrive, Microsoft behält danach also keine Kopie.
• Das umgewandelte PDF liegt in unserem Speicher (Cloudflare R2), damit Sie es herunterladen können, und wird etwa eine Stunde nach seiner Erstellung automatisch gelöscht (spätestens nach 75 Minuten), mit einer Speicherregel von 1 Tag als Sicherheitsnetz.
• Ihr Download-Link funktioniert 30 Minuten nach Abschluss Ihrer Umwandlung nicht mehr.
• Um den Fortschritt anzuzeigen und Ihre Downloads zu benennen, speichern wir die Namen Ihrer Dateien zusammen mit dem Umwandlungsauftrag. Der Auftrag wird 24 Stunden nach seiner Erstellung gelöscht, ob Sie angemeldet sind oder nicht. Wenn Sie angemeldet sind, ist der Auftrag bis dahin außerdem mit Ihrem Konto verknüpft.
• Premium-Mitglieder haben ein tägliches Umwandlungskontingent. Ein Zähler der an diesem Tag umgewandelten Bytes und Dateien wird bis zu etwa 3 Tage lang zu Ihrem Konto gespeichert.
• Wir lesen den Inhalt Ihrer Dokumente nie, und unser Code schreibt keine Dateinamen in unsere Serverprotokolle.
• Wir verarbeiten Ihre Datei und ihren Namen nur, um die von Ihnen gewünschte Umwandlung durchzuführen. Rechtsgrundlage ist unser Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Ihr Konto

Ein Konto ist freiwillig. Sie brauchen es, um Premium zu kaufen, Unterschriften und Wasserzeichen zu speichern und einem Arbeitsbereich beizutreten. Sie melden sich mit Google an oder über einen Link, den wir Ihnen per E-Mail schicken. Es gibt kein Passwort. Um ein Konto anzulegen, ist eine E-Mail-Adresse erforderlich: Ohne sie können wir Sie nicht anmelden, und die kostenlosen Werkzeuge können Sie weiterhin ohne Konto nutzen. Ein Anzeigename ist freiwillig.

Wir verwenden Ihre Kontodaten, um Sie anzumelden und Ihnen das bereitzustellen, wofür Sie sich registriert oder bezahlt haben. Rechtsgrundlage ist unser Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihr Konto bleibt bestehen, bis Sie es löschen: Inaktive Konten schließen wir nicht.

Die Datensätze Ihrer Anmeldesitzungen bleiben in unserer Datenbank (Cloudflare D1), bis Sie sich auf dem jeweiligen Gerät abmelden, die Sitzung abläuft oder Sie Ihr Konto löschen, mit einer zwischengespeicherten Kopie (Cloudflare KV), die mit der Sitzung abläuft. Abgelaufene Sitzungen löschen wir innerhalb von 15 Minuten nach ihrem Ablauf. Die bei der Anmeldung erkannte IP-Adresse und Browserkennung speichern wir, um Missbrauch und Kontoübernahmen nachzugehen, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ein Konto enthält Folgendes:

• Ihre E-Mail-Adresse und ob sie bestätigt ist.
• Einen Anzeigenamen. Wenn Sie sich mit Google anmelden, stammt er von Google, und Sie können ihn auf Ihrer Kontoseite ändern (1 bis 100 Zeichen).
• Die Sprache der Website zum Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung oder Ihres letzten Sprachwechsels im angemeldeten Zustand. Unsere E-Mails an Sie verwenden diese Sprache, mit Ausnahme des Anmeldelinks, der sich nach der Seite richtet, auf der Sie ihn angefordert haben. Wir übermitteln sie auch an Stripe, damit dessen Zahlungsseiten und E-Mails sie verwenden können.
• Wenn Sie sich mit Google anmelden: Ihre Google-Kontokennung, die Adresse Ihres Google-Profilfotos und die Zugriffs-, Aktualisierungs- und ID-Tokens, die Google zurückgibt. Google wird nur nach Ihrem Basisprofil und Ihrer E-Mail-Adresse gefragt (die Bereiche "openid", "email" und "profile"), diese Tokens geben also keinen Zugriff auf Ihr Drive, Ihre E-Mails oder andere Google-Daten. Wir behalten sie, bis Sie Ihr Konto löschen.
• Ihre Anmeldesitzungen. Jede enthält ein Zufallstoken, die bei der Anmeldung erkannte IP-Adresse und Browserkennung sowie ihr Anfangs- und Ablaufdatum. Eine Sitzung gilt 7 Tage und verlängert sich, solange Sie die Website nutzen.
• Wenn Sie einen Anmeldelink anfordern: die eingegebene E-Mail-Adresse, gespeichert in einer offenen Anfrage. Diese wird gelöscht, sobald der Link verwendet wurde, andernfalls innerhalb von 25 Minuten, auch wenn Sie die Anmeldung nie abschließen. Der Link selbst ist 10 Minuten gültig.
• Ihren Premium-Status, Ihre Mitgliedschaften in Arbeitsbereichen und Ihre gespeicherten Elemente, beschrieben in den folgenden Abschnitten.

Ihr Konto löschen

Sie können Ihr Konto selbst löschen: Öffnen Sie Ihr Konto, gehen Sie zu "Konto" und nutzen Sie "Konto löschen". Zu Ihrer Sicherheit setzt die Löschung eine Anmeldung voraus, die weniger als 24 Stunden zurückliegt. Liegt Ihre länger zurück, bitten wir Sie, sich zuerst erneut anzumelden.

Solange Sie Inhaber eines Arbeitsbereichs sind, dessen Abonnement noch läuft, ist die Löschung nicht möglich. Beenden Sie das Abonnement oder übergeben Sie den Arbeitsbereich auf der Seite "Teams" an ein Mitglied, und löschen Sie dann das Konto.

Die Löschung entfernt sofort Ihr Konto, Ihre Sitzungen, Ihre Google-Tokens, Ihre gespeicherten Unterschriften und Wasserzeichen, Ihre Umwandlungsaufträge, Ihre Datensätze zur Premium-Woche und den Arbeitsbereich, dessen Inhaber Sie sind. Die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs informieren wir per E-Mail darüber, dass er geschlossen wurde.

Einiges bleibt nach der Löschung bestehen:

• Zahlungs-, Rechnungs- und Bestelldaten bei Stripe. Die Löschung Ihres Visual-PDF-Kontos erreicht sie nicht (siehe Zahlungen für Premium).
• Ihre E-Mail-Adresse in Einladungen, die andere Arbeitsbereiche Ihnen geschickt haben, bis 30 Tage nach deren Ablauf, und in den Aktivitätsprotokollen dieser Arbeitsbereiche, jeweils 30 Tage lang nach dem Eintrag.
• Kurzlebige Zähler und Dateien: der Zähler für Anmelde-E-Mails mit gehashter Adresse (etwa 35 Minuten), umgewandelte Dateien (75 Minuten), Download-Links (30 Minuten nach Abschluss der Umwandlung) und der tägliche Umwandlungszähler (bis zu etwa 3 Tage). Die Zähler der Ratenbegrenzung hält Cloudflare, nicht wir.
• Ein Eintrag zu jedem Kauf der Premium-Woche mit seinem Enddatum, der nicht mehr auf Sie verweist.
• Technische Serverprotokolle, 7 Tage lang.
• Wiederherstellungspunkte der Datenbank, die unser Hoster 30 Tage lang aufbewahrt (Cloudflare D1 Time Travel). Wir nutzen sie nur, um nach einem Vorfall Daten wiederherzustellen.

Arbeitsbereiche und Teams

Zu jedem Konto gehört ein eigener Arbeitsbereich. Mit einem Premium-Abonnement kann der Inhaber Premium per Einladung mit anderen Personen teilen, mit einer Lizenz pro Person.

Um jemanden einzuladen, gibt der Inhaber dessen E-Mail-Adresse ein: Daher haben wir sie. Wir speichern sie in der Einladung und schicken dieser Person per E-Mail den Namen des Arbeitsbereichs und den Namen der einladenden Person, oder deren E-Mail-Adresse, wenn sie keinen Namen festgelegt hat. Die E-Mail ist in der Sprache des Kontos der eingeladenen Person verfasst, wenn zu der Adresse schon ein Konto besteht, sonst in der Sprache der einladenden Person. Wer den Einladungslink hat, sieht den Namen des Arbeitsbereichs, den Vornamen des Inhabers, den Namen der einladenden Person und eine maskierte Version der eingeladenen Adresse. Wenn der Inhaber oder die einladende Person keinen Namen festgelegt hat, verwenden wir stattdessen den Teil ihrer E-Mail-Adresse vor dem @, und der Standardname des Arbeitsbereichs entsteht auf dieselbe Weise.

Einladungen laufen nach 7 Tagen ab und werden 30 Tage danach gelöscht. Das Aktivitätsprotokoll des Arbeitsbereichs behält die eingeladene Adresse 30 Tage lang. Danach bleibt der Eintrag ohne sie bestehen.

Wir verarbeiten die Daten des Arbeitsbereichs, um den Dienst zu erbringen, für den Sie oder Ihre Organisation sich angemeldet haben (Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und bewahren sie auf, bis der Arbeitsbereich geschlossen wird. Für eine eingeladene Person, die noch kein Konto hat, und für die eingeladene Adresse, die das Aktivitätsprotokoll 30 Tage lang behält, ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse und das des Inhabers des Arbeitsbereichs, Einladungen zuzustellen und festzuhalten, wem Zugang gewährt wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein Arbeitsbereich wird nur geschlossen, wenn sein Inhaber sein Konto löscht. Löscht ein Mitglied sein Konto, verweisen die Einträge im Aktivitätsprotokoll nicht mehr auf diese Person, mit Ausnahme der in einer Einladung erfassten Adresse, die bleibt, bis die Einladung 30 Tage alt ist.

Wenn eine Organisation einen Arbeitsbereich für ihre Beschäftigten betreibt, ist sie für ihre eigene Verwendung der Daten ihrer Mitglieder verantwortlich. Geschäftskunden können unter contact@visualpdf.com einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO bei uns anfordern.

Wer in einem Arbeitsbereich was sieht:

• Jedes Mitglied sieht Namen, E-Mail-Adressen und Rollen der anderen Mitglieder und wann sie beigetreten sind.
• Jedes Mitglied sieht außerdem den Namen des Arbeitsbereichs, den Vornamen des Inhabers (oder den Teil seiner E-Mail-Adresse vor dem @, wenn er keinen Namen hat), die Anzahl der Lizenzen und das Verlängerungsdatum sowie die in den Arbeitsbereich geteilten Unterschriften und Wasserzeichen mit dem Namen ihrer Urheber.
• Der Inhaber sieht zusätzlich offene Einladungen (E-Mail-Adresse und Ablaufdatum) und ein Aktivitätsprotokoll: Einladungen, Beitritte, Austritte und Entfernungen, Änderungen an Lizenzen und Tarif, Umbenennungen, geteilte Elemente, fehlgeschlagene Zahlungen und Übertragungen der Inhaberschaft, mit den Namen der beteiligten Personen oder ihren E-Mail-Adressen, wenn sie keinen Namen haben.
• Niemand in einem Arbeitsbereich, auch nicht der Inhaber, sieht Ihre Dokumente, Ihre Umwandlungen, die gespeicherten Elemente, die Sie nicht geteilt haben, Ihre Sitzungen oder Ihre IP-Adresse.
• Das Entfernen eines Mitglieds oder ein Austritt beendet den Zugang zum Arbeitsbereich und löscht die Freigaben, die dieses Mitglied darin vorgenommen hat. Sein eigenes Konto wird dadurch nicht gelöscht.

Gespeicherte Unterschriften und Wasserzeichen

Mit Premium können Sie Unterschriften und Wasserzeichen in Ihrem Konto speichern. Ob Sie speichern, entscheiden immer Sie. Text-Wasserzeichen (Text, Farbe, Schriftart, Deckkraft), getippte und gezeichnete Unterschriften kommen in unsere Datenbank (Cloudflare D1). Eine gezeichnete Unterschrift wird als Stiftstriche gespeichert, ohne deren zeitlichen Verlauf oder Druckstärke. Wasserzeichenbilder bis 1 MB kommen in unseren Dateispeicher (Cloudflare R2). Sie können bis zu 10 Unterschriften und 20 Wasserzeichen speichern.

Alles wird mit einem eigenen Schlüssel für Sie verschlüsselt (AES-256), der seinerseits mit einem Serverschlüssel gesichert ist. Das ist eine Verschlüsselung der gespeicherten Daten, keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Unser Server entschlüsselt ein Element jedes Mal, wenn er es an Sie sendet oder an einen Arbeitsbereich, mit dem Sie es geteilt haben. Eine Kopie dieser Elemente aus unserer Datenbank oder unserem Speicher ist ohne den Serverschlüssel unlesbar.

Sie können ein Element mit einem Arbeitsbereich teilen, der 2 oder mehr Lizenzen hat. Dessen Mitglieder sehen es dann mit Ihrem Namen, solange Sie und das jeweilige Mitglied dem Arbeitsbereich angehören und das Abonnement läuft. Der Inhaber kann ein Element aus seinem Arbeitsbereich entfernen. Wenn Sie den Arbeitsbereich verlassen oder daraus entfernt werden, werden Ihre Freigaben darin gelöscht.

Wenn Premium endet, können Sie Ihre Elemente weiterhin ansehen, herunterladen und löschen, aber nicht mehr erstellen oder bearbeiten, und Ihre Freigaben werden nicht mehr angezeigt.

Elemente bleiben gespeichert, bis Sie sie oder Ihr Konto löschen. Das Löschen eines Elements entfernt es sofort samt seinem Bild. Das Löschen Ihres Kontos vernichtet zuerst Ihren Schlüssel, dann die Bilder, dann die Datensätze. Wiederherstellungspunkte der Datenbank, die 30 Tage lang aufbewahrt werden, können noch verschlüsselte Kopien zusammen mit Ihrem gesicherten Schlüssel enthalten. Wir nutzen sie nur, um nach einem Vorfall Daten wiederherzustellen. Rechtsgrundlage ist unser Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Zahlungen für Premium

Premium wird über Stripe Managed Payments verkauft. Wiederverkäufer (Merchant of Record) ist Sold through Link, LLC, ein mit Stripe verbundenes Unternehmen: Es nimmt Ihre Zahlung entgegen, berechnet die Mehrwertsteuer und schickt Ihnen Zahlungsbelege und Rechnungen. Ihre Karte, Ihre Rechnungsadresse und gegebenenfalls Ihre Steuernummer geben Sie auf den eigenen Seiten von Stripe ein. Ihre Kartennummer sehen und speichern wir nie, und auf unseren Seiten läuft kein Skript von Stripe.

Stripe und Link sind für die Zahlungsdaten, die sie erheben, eigenständige Verantwortliche. Sie bewahren diese Daten nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen und gesetzlichen Pflichten auf, und die Löschung Ihres Visual-PDF-Kontos löscht sie nicht. Wenn Sie Link bitten, Ihre Daten zu löschen, kündigt Stripe die Premium-Abonnements, die Sie über Link gekauft haben, und entfernt Ihre Daten aus unserem Stripe-Konto.

Was wir an Stripe senden. Für ein Abonnement: den Namen des Arbeitsbereichs, die E-Mail-Adresse des Inhabers und unsere Kennung des Arbeitsbereichs, nach einer Übertragung der Inhaberschaft auch die E-Mail-Adresse des neuen Inhabers. Für die Premium-Woche: Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und unsere Kontokennung. Mit jeder dieser Angaben senden wir auch die Sprache, die im Konto der betroffenen Person eingestellt ist.

Was Stripe mit uns teilt. Nach den Bedingungen von Link stellt Stripe Ihre Bestelldaten in unserem Stripe-Konto bereit: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Rechnungsadresse, gegebenenfalls Ihre Steuernummer, Zahlungsinformationen (nie Ihre vollständige Kartennummer) und was Sie gekauft haben. Wir nutzen diese Daten für den Support und für unsere Buchhaltung. Unsere eigenen Systeme übernehmen davon nichts, abgesehen von den unten genannten Kennungen.

Was wir in unserer eigenen Datenbank speichern. Die Kundenkennung bei Stripe. Für ein Abonnement: Tarif, Status, Anzahl der Lizenzen, monatliche oder jährliche Abrechnung, aktuellen Abrechnungszeitraum sowie Daten zu Kündigung oder Testphase, solange der Arbeitsbereich besteht. Eine geplante Verringerung der Lizenzen bleibt bis 30 Tage nach ihrem Inkrafttreten gespeichert. Für die Premium-Woche: die Checkout- und Zahlungskennungen von Stripe sowie Anfangs- und Enddatum, gelöscht 30 Tage nach dem Ende des Passes. Ein Kauf des Passes hinterlässt außerdem einen Eintrag in einem internen Aktivitätsprotokoll, mit dem Enddatum des Passes. Dieser Eintrag ist unbefristet: Er bleibt nach der Löschung Ihres Kontos bestehen, verweist aber nicht mehr auf Sie.

Rechtsgrundlagen: unser Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), um Premium bereitzustellen, unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Supportanfragen, Erstattungen und Widerrufen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und unsere rechtliche Pflicht zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Bestelldaten bleiben in unserem Stripe-Konto, solange Stripe sie dort aufbewahrt. Sie werden gelöscht, wenn Sie Link bitten, Ihre Daten zu löschen.

E-Mails, die wir senden

Wir senden E-Mails nur, wenn der Dienst sie erfordert, nie Werbung. Rechtsgrundlage ist unser Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Unser Code behält keine Kopie der E-Mails, die er sendet. Schlägt ein Versand fehl, landet die Fehlermeldung des Anbieters in unseren Serverprotokollen, die 7 Tage lang aufbewahrt werden.

Damit niemand ein Postfach überfluten kann, zählen wir die E-Mails, die innerhalb von 10 Minuten an eine Adresse gehen. Der Zähler wird unter einem Hash der Adresse gespeichert, nicht unter der Adresse selbst, und innerhalb von etwa 35 Minuten gelöscht. Dieser Hash ist pseudonymisiert, nicht anonym: Wer Ihre Adresse bereits kennt, könnte ihn berechnen.

Zahlungsbelege, Rechnungen und Zahlungserinnerungen kommen von Link und Stripe, nicht von uns.

Unsere E-Mails kommen von noreply@mail.visualpdf.com und werden über Cloudflare Email Sending verschickt, das Ihre Adresse und den Inhalt der E-Mail erhält. Wir senden:

• Ihren Anmeldelink, 10 Minuten gültig.
• Eine Einladung in einen Arbeitsbereich, an die Adresse, die der Inhaber eingegeben hat.
• Eine Benachrichtigung, wenn Ihre Lizenz in einem Arbeitsbereich entfernt wird.
• Eine Benachrichtigung an den Inhaber, wenn eine Zahlung fehlschlägt.
• Eine Benachrichtigung an alle Mitglieder, wenn Premium über einen Arbeitsbereich endet.
• Eine Benachrichtigung an beide Personen, wenn ein Arbeitsbereich den Inhaber wechselt, mit dem Namen der jeweils anderen Person (oder ihrer E-Mail-Adresse, wenn sie keinen Namen festgelegt hat).
• Eine Benachrichtigung an die Mitglieder, wenn ein Arbeitsbereich geschlossen wird, weil sein Inhaber sein Konto gelöscht hat.
• Eine Ankündigung 30 Tage im Voraus bei wesentlichen Änderungen dieser Erklärung oder unserer AGB, bei Preisänderungen für Abonnenten und bei Änderungen, die Premium spürbar verschlechtern.

Formular "Hilfe und Feedback"

Wenn Sie uns über das Formular "Hilfe und Feedback" eine Nachricht schicken, erhalten wir: den von Ihnen gewählten Grund, Ihre Nachricht, Ihre E-Mail-Adresse (damit wir antworten können), die Seite, von der aus Sie geschrieben haben, Ihre Oberflächensprache, Ihre Browserkennung, Ihr Land (aus Ihrer Verbindung abgeleitet; die IP-Adresse wird nicht mit Ihrer Nachricht gespeichert) und die Datei, die Sie gegebenenfalls angehängt haben.

Wir verwenden diese Daten für genau einen Zweck: Ihr Anliegen zu verstehen und zu beantworten. Ihre Nachricht und ihr Anhang werden automatisch 30 Tage nach Erledigung Ihres Anliegens gelöscht, spätestens jedoch 12 Monate nach dem Absenden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, den Menschen zu antworten, die uns schreiben, und den Dienst zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), oder unser Vertrag mit Ihnen, wenn Ihre Nachricht einen Kauf oder Ihr Konto betrifft.

Wenn eine Nachricht eingeht, erhält unser Team in einem Discord-Kanal eine Benachrichtigung mit der Nummer der Nachricht, dem Grund, der Sprache, dem Land, der Seitenadresse sowie Dateiname und Größe des Anhangs. Ihre Nachricht und Ihre E-Mail-Adresse werden nicht an Discord gesendet. Diese Benachrichtigungen bleiben im Discord-Kanal, bis wir sie löschen.

E-Mails, die Sie uns senden

Wenn Sie an contact@visualpdf.com schreiben, werden Ihre Nachricht und Ihre Adresse in unserem Postfach bei IONOS SE in Deutschland gespeichert. Wir verwenden sie nur, um Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder unser Vertrag mit Ihnen, wenn Sie wegen eines Kaufs, eines Widerrufs oder Ihres Kontos schreiben.

Diese E-Mails werden nicht automatisch gelöscht. Wir behalten sie, solange wir sie brauchen, um Ihnen zu antworten und Folgefragen zu klären, etwa eine Erstattung oder eine Streitigkeit, und löschen sie dann von Hand.

Bewertungen der Werkzeuge

Wenn Sie ein Werkzeug bewerten, speichern wir den Namen des Werkzeugs, Ihre Bewertung und, falls Sie einen hinzufügen, Ihren Kommentar. Sonst wird nichts damit gespeichert: keine IP-Adresse, keine Kennung, kein Konto, auch wenn Sie angemeldet sind. Der Hinweis "Sie haben dieses Tool bereits bewertet" lebt allein in Ihrem eigenen Browser. Unabhängig davon hält unsere Reichweitenmessung fest, dass ein Werkzeug bewertet wurde, mit der Bewertung, aber ohne den Kommentar (siehe Reichweitenmessung).

Weil Bewertungen anonym sind, behalten wir sie unbefristet als Produktstatistik. Bitte schreiben Sie keine persönlichen Angaben in einen Bewertungskommentar: Wir können nicht erkennen, wer ihn verfasst hat, und ihn deshalb auch nicht Ihnen zuordnen und löschen.

Reichweitenmessung

Wir messen die Nutzung der Website mit Rybbit, einem quelloffenen Analysewerkzeug ohne Cookies, das wir selbst auf einem Server in Frankreich (OVH) betreiben. Es wird nichts an ein Werbenetzwerk weitergegeben, und es wird kein Profil von Ihnen gebildet.

Erfasst werden: aufgerufene Seiten (ihre vollständige Adresse, einschließlich eines Einladungslinks, wenn Sie einen öffnen), verweisende Website, Browser- und Betriebssystemfamilie, Bildschirmgröße, Land und Region. Ihre IP-Adresse wird im Moment des Besuchs verwendet, um Land und Region abzuleiten, und danach verworfen: Sie wird nicht zusammen mit Ihren Besuchen gespeichert. Um Besuche zu zählen, verknüpft Rybbit sie über eine pseudonyme Kennung, die aus Ihrer IP-Adresse und Ihrer Browserkennung berechnet wird. Diese Kennung ändert sich nicht von Tag zu Tag, Besuche von derselben IP-Adresse mit demselben Browser werden also über die Zeit verknüpft, bis sich eines von beiden ändert. Wenn Sie einen Einladungslink öffnen, wird auch seine Adresse erfasst, und dieser eine Besuch ließe sich mit der Einladung in Verbindung bringen. Schlägt eine Office-Umwandlung fehl, enthält das Ereignis die Anfragenummer der Umwandlung, sodass wir es während der 7 Tage, die unsere Serverprotokolle aufbewahrt werden, dieser Anfrage zuordnen können.

Außerdem erfassen wir Ereignisse zur Nutzung der Werkzeuge, damit wir Fehler beheben können: ein Werkzeug wurde geöffnet, abgeschlossen, ist hängen geblieben oder fehlgeschlagen (mit einer gekürzten technischen Fehlermeldung oder einem Fehlercode), Anzahl und Gesamtgröße der Dateien, welche Optionen Sie gewählt haben, Ergebniszahlen (zum Beispiel geänderte Seiten oder gefundene Bilder), wie Sie das Ergebnis heruntergeladen haben und ob wir vorgeschlagen haben, die Seite außerhalb eines In-App-Browsers zu öffnen. Wir erfassen auch, dass Sie eine Feedback-Nachricht gesendet (mit Grund und ob eine Datei angehängt war) oder ein Werkzeug bewertet haben (Werkzeug und Bewertung), ohne die Nachricht, den Kommentar oder die E-Mail-Adresse.

Für Konten und Premium erfassen wir diese Schritte: Anmeldung begonnen, abgeschlossen oder fehlgeschlagen (Methode, neues oder bestehendes Konto), Abmeldung, Konto gelöscht, kostenloses Limit erreicht, Premium-Hinweis angezeigt und warum, Bezahlvorgang begonnen (Angebot, Lizenzen, monatlich oder jährlich) und abgeschlossen, Änderungen an Lizenzen, Kündigung, Einladungen gesendet, angenommen oder abgelehnt, Mitglied entfernt und Inhaberschaft übertragen. Keines dieser Ereignisse enthält Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder eine Kontokennung.

Analyse-Ereignisse werden höchstens 24 Monate aufbewahrt und danach gelöscht.

Diese Verarbeitung stützt sich auf unser berechtigtes Interesse daran, den Dienst zu verstehen und zu verbessern. Sie ist so eingerichtet, dass sie innerhalb der Ausnahme für Reichweitenmessung der französischen Aufsichtsbehörde CNIL bleibt, weshalb kein Einwilligungsbanner erforderlich ist.

Sicherheit und Missbrauchsschutz

Diese Maßnahmen stützen sich auf unser berechtigtes Interesse, den Dienst verfügbar und die Konten sicher zu halten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Um den Dienst und Ihr Konto zu schützen, nutzen wir die folgenden Mechanismen, von denen mehrere Ihre IP-Adresse verarbeiten:

• Ratenbegrenzung: Anfragen werden pro IP-Adresse gezählt, oder pro Konto, wenn Sie angemeldet sind, jeweils in Fenstern von einer Minute. Diese Zähler liegen beim Ratenbegrenzungsdienst von Cloudflare, ihre Lebensdauer bestimmt also Cloudflare. Sie werden nie zusammen mit einer Übermittlung oder Nachricht gespeichert.
• Cloudflare Turnstile: die Bot-Prüfung, die anläuft, wenn Sie eine Feedback-Nachricht senden, ein Werkzeug bewerten, einen Anmeldelink anfordern oder ohne Premium eine Office-Umwandlung starten. Sie wird von Cloudflare betrieben, das dafür Ihre IP-Adresse, Ihre Browserkennung, einen technischen Fingerabdruck Ihrer Verbindung und die Kennung unserer Website verarbeitet, um Menschen von Bots zu unterscheiden. Turnstile setzt keine Werbe-Cookies, dient nie dazu, Sie über Websites hinweg zu verfolgen, und Cloudflare nutzt diese Daten nicht, um ein Profil von Ihnen zu erstellen.
• Limit für Anmelde-E-Mails: ein Zähler pro E-Mail-Adresse, etwa 35 Minuten lang unter einem Hash der Adresse gespeichert (siehe E-Mails, die wir senden).
• Anmeldesitzungen speichern die bei der Anmeldung erkannte IP-Adresse und Browserkennung (siehe Ihr Konto).
• Ein Anmeldelink funktioniert nur in dem Browser, der ihn angefordert hat. Dafür sorgt ein Cookie, das einen Hashwert des Links enthält.
• Serverprotokolle: Unser Hoster Cloudflare zeichnet technische Protokolle der Anfragen auf, die unser Server bearbeitet, einschließlich der angefragten Adresse, Ihrer IP-Adresse und Ihrer Browserkennung. Sie werden 7 Tage lang aufbewahrt und nur genutzt, um Fehler zu beheben und Missbrauch nachzugehen. Die Meldungen, die unser Code in diese Protokolle schreibt, können Ihre Konto-, Arbeitsbereichs- oder Stripe-Kennungen und die Adressen von Einladungs- und Download-Links enthalten, aber nie Ihre E-Mail-Adresse oder den Inhalt Ihrer Dateien.

Google-Dienste

Anmeldung mit Google: Wenn Sie diese Option wählen, teilt Google uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ob diese Adresse bestätigt ist, die Adresse Ihres Profilfotos und Ihre Google-Kontokennung mit. Wir speichern diese Angaben zusammen mit den Tokens, die Google zurückgibt, wie unter Ihr Konto beschrieben.

Ihr Profilfoto: Wenn Sie sich mit Google angemeldet haben, lädt Ihr Browser Ihr Foto auf den Seiten, die Ihren Avatar zeigen, direkt von den Servern von Google. Google erhält dabei Ihre IP-Adresse und Browserkennung, wie bei jedem Bild, das Google hostet.

Import aus Google Drive: Wenn Sie eine Datei aus Google Drive importieren, findet der gesamte Austausch zwischen Ihrem Browser und Google statt: Unsere Server sind nie beteiligt. Die Berechtigung, die Sie erteilen, umfasst nur die von Ihnen ausgewählten Dateien (Googles Bereich "drive.file"), und das befristete Zugriffstoken bleibt im lokalen Speicher Ihres Browsers, sonst nirgends. Diese Funktion läuft nur, wenn Sie sie anklicken.

Was Google mit diesen Daten macht, regelt die Datenschutzerklärung von Google.

Wie lange wir Daten aufbewahren

Daten, die zu einer einzelnen Aufgabe gehören, werden nach festen Fristen gelöscht. Daten, die zu Ihrem Konto gehören, bleiben, bis Sie sie selbst, Ihr Konto oder den Arbeitsbereich löschen, zu dem sie gehören. Die einzelnen Fälle:

Cookies und Inhalte Dritter

Wir setzen keine Werbe- oder Tracking-Cookies Dritter, weshalb Sie kein Cookie-Banner sehen.

Inhalte Dritter laden in Ihrem Browser nur dort, wo sie gebraucht werden: Cloudflare Turnstile in den Formularen, die es schützt, und bei der Anmeldung, die Anmeldeseite von Google und Ihr Google-Profilfoto, wenn Sie sich mit Google anmelden, die Skripte von Google, wenn Sie den Drive-Import öffnen, und die Zahlungs- und Abrechnungsseiten von Stripe, zu denen wir Sie weiterleiten, wenn Sie Premium kaufen oder verwalten. Schriftarten liefern wir von unserer eigenen Domain aus, nicht von den Servern von Google Fonts.

Die Cookies, die wir verwenden, sind alle unbedingt erforderlich und deshalb einwilligungsfrei. Nur das erste kann ohne Anmeldung gesetzt werden. Die anderen gibt es nur während der Anmeldung oder solange Sie angemeldet sind:

• "i18n_redirected": merkt sich Ihre Sprachwahl, sobald eine Sprache gewählt oder erkannt wurde. Es enthält keine Kennung und gilt ein Jahr.
• "__Secure-better-auth.session_token": Ihre Anmeldesitzung. Skripte auf der Seite können es nicht lesen. Es gilt für visualpdf.com und seine Subdomains, läuft 7 Tage und verlängert sich, solange Sie die Website nutzen.
• "vpdf_session": teilt der Seite mit, dass eine Sitzung besteht, damit sie Ihr Konto sofort anzeigen kann. Es enthält nur den Wert 1 und hat dieselbe Lebensdauer wie das Sitzungscookie.
• "__Host-vpdf_ml": bindet einen Anmeldelink an den Browser, der ihn angefordert hat. Es enthält einen Hashwert des Links, nie den Link selbst, und gilt 10 Minuten.
• "__Secure-better-auth.state": ein Sicherheitscookie, das 5 Minuten gilt, während Sie sich mit Google anmelden.

Lokaler Speicher

Einige Einstellungen liegen im Speicher Ihres Browsers. Nur unsere Seiten lesen sie, und sie werden nie an unsere Server gesendet:

• "vpdf_account": Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Initialen, Ihre Avatarfarbe, die Adresse Ihres Google-Fotos und Ihr Premium-Status, damit die Kopfzeile und ihr Kontomenü Ihr Konto anzeigen können, bevor unser Server antwortet. Es enthält keine Kontokennung und wird gelöscht, wenn Sie sich abmelden oder Ihr Konto löschen.
• "vpdf_r7k": die Zahl der Aufgaben in der letzten Stunde im kostenlosen Tarif.
• "vpdf_currency": die Währung und der Wechselkurs, mit denen Premium-Preise als Schätzung in Ihrer Währung angezeigt werden, 24 Stunden lang gespeichert. Unser Server wählt die Währung anhand des Landes, das Cloudflare Ihrer Verbindung zuordnet, und speichert dieses Land nicht.
• "nuxt-color-mode": Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design.
• "visualpdf:ratings": die Werkzeuge, die Sie bereits bewertet haben oder nicht bewerten wollten, und wann wir zuletzt gefragt haben.
• "visualpdf:viewer-zoom": Ihre bevorzugte Zoomstufe im Editor.
• Wenn Sie den Google-Drive-Import nutzen: das befristete Google-Zugriffstoken.
• Im Sitzungsspeicher, der sich leert, wenn Sie den Tab schließen: eine Markierung, mit der sich die Seite nach einem fehlgeschlagenen Update wieder fängt.

Dienstleister und Empfänger

Ihre Daten werden nie verkauft, vermietet oder zu Werbezwecken weitergegeben. Sie gehen nur an diese Empfänger, jeweils für den genannten Zweck:

• Cloudflare, Inc. (USA): Hosting, Datenbanken, Dateispeicher, Auslieferung der Inhalte, Serverprotokolle, Sicherheit (einschließlich Turnstile) und Versand unserer E-Mails. Gebunden durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln.
• Microsoft (USA): führt ausschließlich die Umwandlungen von Word, Excel und PowerPoint durch, wie oben beschrieben.
• OVH SAS (Frankreich): hostet unsere selbst betriebene Reichweitenmessung.
• Google (USA): Anmeldung mit Google, Ihr Profilfoto, wenn Sie diese Anmeldung nutzen, und der optionale Drive-Import, der in Ihrem Browser läuft.
• Stripe, einschließlich Sold through Link, LLC (USA): Zahlungen für Premium, Mehrwertsteuer, Zahlungsbelege und Rechnungen, als Wiederverkäufer und eigenständiger Verantwortlicher.
• Discord, Inc. (USA): interne Benachrichtigungen an unser Team. Bei einer Feedback-Nachricht: ihre Nummer, Grund, Sprache, Land, Seitenadresse sowie Dateiname und Größe des Anhangs. Bei einer fehlgeschlagenen E-Mail: nur der Fehlercode. Nie Ihre Nachricht oder Ihre E-Mail-Adresse.
• IONOS SE (Deutschland): speichert die E-Mails, die Sie an contact@visualpdf.com senden.
• Andere Nutzer: Die Mitglieder eines Arbeitsbereichs, dem Sie angehören, und die Personen, die Sie einladen, sehen, was der Abschnitt "Arbeitsbereiche und Teams" beschreibt.

Übermittlungen in Drittländer

Einige unserer Dienstleister sitzen in den USA oder können Daten dort verarbeiten: Cloudflare (bei dem unsere Datenbanken und unser Speicher liegen), Microsoft, Google, Stripe und Discord. Diese Übermittlungen stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, wenn der Empfänger danach zertifiziert ist, und andernfalls auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Eine Kopie dieser Garantien können Sie unter contact@visualpdf.com bei uns anfordern.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit für die Daten, die wir über Sie haben, sowie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen oder ihre Einschränkung zu verlangen. Wenn Sie ein Konto haben, umfasst das Ihr Konto, die Daten Ihrer Arbeitsbereiche und Ihre gespeicherten Elemente.

Manches können Sie selbst erledigen: Ihren Namen auf Ihrer Kontoseite ändern, Ihre gespeicherten Elemente löschen und Ihr Konto löschen (siehe Ihr Konto löschen). Für alles andere, auch für eine Kopie Ihrer Kontodaten in einem übertragbaren Format, schreiben Sie an contact@visualpdf.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung, die wir auf unser berechtigtes Interesse stützen, jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Das betrifft die Reichweitenmessung, die Sicherheitsmaßnahmen, die Sitzungsdatensätze und die Serverprotokolle. Schreiben Sie an contact@visualpdf.com. Die Reichweitenmessung können Sie auch selbst unterbinden, indem Sie Anfragen an www.visualpdf.com/api/e/ mit einem beliebigen Inhaltsblocker sperren: Die Website funktioniert weiter.

Für Zahlungsdaten können Sie sich auch direkt an Stripe oder Link wenden. Deren Datenschutzerklärungen sind im Abschnitt Zahlungen für Premium verlinkt.

Sie können uns auch Anweisungen geben, was nach Ihrem Tod mit Ihren Daten geschehen soll (Artikel 85 des französischen Datenschutzgesetzes, Loi Informatique et Libertés). Ohne Anweisungen bleibt Ihr Konto bestehen, bis Ihre Erben uns bitten, es zu löschen. Dazu schreiben sie an contact@visualpdf.com und legen einen Nachweis des Todesfalls bei. Unter derselben Adresse können Sie uns mitteilen, ob Ihre Daten an eine von Ihnen benannte Person weitergegeben werden dürfen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte nicht gewahrt werden, können Sie sich bei der französischen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren: CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Frankreich (www.cnil.fr). Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats wenden, in dem Sie wohnen oder arbeiten oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat, in Deutschland etwa an die für Sie zuständige Landesdatenschutzbehörde, in Österreich an die Datenschutzbehörde.

Profiling und Altersgrenzen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen über Sie und bilden keine Profile. Die Werkzeuge brauchen kein Konto und richten sich an ein allgemeines Publikum.

Konten sind für Personen ab 15 Jahren. Käufe sind Erwachsenen vorbehalten oder Minderjährigen mit Erlaubnis eines Elternteils. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern unter 15 Jahren.

Änderungen dieser Erklärung

Wenn sich unsere Praxis ändert, aktualisieren wir diese Seite und ihr Datum "Zuletzt aktualisiert", bevor die Änderung wirksam wird. Betrifft eine Änderung Kontoinhaber erheblich, informieren wir sie außerdem 30 Tage vorher per E-Mail.