Kebijakan privasi

Siapa yang bertanggung jawab atas data Anda

Pengendali data adalah Emmanuel Jégo EI (entrepreneur individuel), 26 B rue Émile Bernard, 35700 Rennes, Prancis, yang terdaftar di daftar usaha nasional Prancis (Registre national des entreprises, RNE) dengan nomor SIREN 850 238 825.

Untuk pertanyaan apa pun tentang data Anda, tulis ke contact@visualpdf.com. Rincian lengkap penerbit ada di halaman informasi hukum.

Kami adalah pengendali data untuk alat-alat, akun, ruang kerja, catatan penagihan, dan keamanan. Pembayaran Premium ditangani oleh Sold through Link, LLC, perusahaan afiliasi Stripe, sebagai penjual resmi (merchant of record). Link dan Stripe adalah pengendali data independen untuk data pembayaran yang mereka kumpulkan.

Ringkasnya

Ini yang paling penting:

• Hampir semua alat berjalan di browser Anda, jadi file yang Anda proses di sana tidak pernah meninggalkan perangkat. Pengecualiannya adalah konverter Word, Excel, dan PowerPoint: ketiganya memakai server kami, seperti dijelaskan di bawah.
• Anda bisa memakai alat-alat ini tanpa akun. Akun hanya diperlukan untuk membeli Premium, menyimpan tanda tangan dan watermark, atau bergabung dengan ruang kerja.
• Analitik kami dihosting sendiri, tanpa cookie, dan tidak bisa mengikuti Anda ke situs lain.
• Kami tidak menayangkan iklan dan tidak pernah menjual atau membagikan data Anda untuk periklanan.
• Pembayaran diproses lewat Stripe. Kami tidak pernah melihat atau menyimpan nomor kartu Anda.
• Data yang dikirim untuk satu tugas (pesan masukan, file yang dikirim untuk konversi Office) dihapus sesuai jadwal tetap. Kalau Anda membuat akun, datanya tetap tersimpan sampai Anda menghapus akun itu, dan Anda bisa melakukannya sendiri dari halaman akun Anda.

File yang diproses di browser Anda

Saat Anda memakai alat yang berjalan di browser (gabung, pisah, kompres, tanda tangan, watermark, crop, dan semua alat lain kecuali konverter Office), seluruh pekerjaannya berjalan di perangkat Anda sendiri. File tidak pernah diunggah: kami tidak bisa melihatnya, menyimpannya, atau memindainya. Satu-satunya yang diketahui analitik kami tentang file itu adalah jumlah file, total ukurannya, dan beberapa hitungan, misalnya berapa halaman yang diubah sebuah alat (lihat bagian "Analitik audiens").

Dari alat-alat ini, masih ada dua hal yang bisa sampai ke server kami: peristiwa pemakaian anonim (lihat bagian "Analitik audiens") dan tanda tangan atau watermark yang Anda pilih untuk disimpan ke akun Premium, yang disimpan dalam keadaan terenkripsi seperti dijelaskan di bawah. Dokumen yang sedang Anda kerjakan tidak pernah termasuk di dalam keduanya.

Konversi Office ke PDF

Mengonversi file Word, Excel, atau PowerPoint menjadi PDF membutuhkan perangkat lunak yang belum bisa berjalan di browser, jadi ketiga alat itu memakai server kami. Inilah yang persis terjadi pada file Anda:

• File Anda dikirim lewat koneksi terenkripsi ke server kami, yang meneruskannya ke Microsoft (OneDrive) untuk proses konversinya.
• Kami menghapus salinan yang dikirim ke Microsoft segera setelah konversi, dan penyapuan otomatis membersihkan sisa apa pun dalam waktu 75 menit. Penghapusannya permanen: file itu tidak masuk ke keranjang sampah OneDrive, jadi Microsoft tidak menyimpan salinan apa pun sesudahnya.
• PDF hasil konversi disimpan di penyimpanan kami (Cloudflare R2) supaya bisa Anda unduh, lalu dihapus otomatis sekitar satu jam setelah dibuat (paling lama 75 menit), dengan aturan penyimpanan 1 hari sebagai jaring pengaman.
• Tautan unduhan Anda berhenti berfungsi 30 menit setelah konversi Anda selesai.
• Untuk menampilkan progres dan memberi nama pada file unduhan Anda, kami menyimpan nama file Anda bersama catatan konversinya. Catatan itu dihapus 24 jam setelah dibuat, baik Anda masuk ke akun maupun tidak. Kalau Anda masuk, catatan itu juga terhubung ke akun Anda sampai saat itu.
• Anggota Premium punya jatah konversi harian. Penghitung jumlah byte dan file yang dikonversi pada hari itu disimpan pada akun Anda paling lama sekitar 3 hari.
• Kami tidak pernah membaca isi dokumen Anda, dan kode kami tidak menulis nama file ke log server kami.
• Kami memproses file Anda dan namanya hanya untuk menjalankan konversi yang Anda minta. Dasar hukumnya adalah kontrak kami dengan Anda (Pasal 6 ayat (1) huruf b GDPR).

Akun Anda

Akun bersifat opsional. Anda memerlukannya untuk membeli Premium, menyimpan tanda tangan dan watermark, dan bergabung dengan ruang kerja. Anda masuk dengan Google atau dengan tautan yang kami kirim lewat email. Tidak ada password. Alamat email wajib untuk membuat akun: tanpanya Anda tidak bisa masuk, dan Anda tetap bisa memakai alat gratis tanpa akun. Nama tampilan bersifat opsional.

Kami memakai data akun Anda supaya Anda bisa masuk dan mendapatkan apa yang Anda daftarkan atau bayar. Dasar hukumnya adalah kontrak kami dengan Anda (Pasal 6 ayat (1) huruf b GDPR). Akun Anda tetap ada sampai Anda menghapusnya: kami tidak menutup akun yang tidak aktif.

Catatan sesi masuk tersimpan di database kami (Cloudflare D1) sampai Anda keluar di perangkat itu, sesinya kedaluwarsa, atau Anda menghapus akun, dengan salinan cache (Cloudflare KV) yang kedaluwarsa bersama sesinya. Kami menghapus sesi yang kedaluwarsa dalam 15 menit setelah masa berlakunya habis. Kami menyimpan alamat IP dan string identifikasi browser yang terlihat saat Anda masuk untuk menyelidiki penyalahgunaan dan pengambilalihan akun, berdasarkan kepentingan sah kami (Pasal 6 ayat (1) huruf f).

Inilah isi sebuah akun:

• Alamat email Anda, dan apakah alamat itu sudah diverifikasi.
• Nama tampilan. Google memberikannya kalau Anda masuk dengan Google, dan Anda bisa mengubahnya di halaman akun Anda (1 sampai 100 karakter).
• Bahasa situs saat terakhir kali Anda masuk, atau saat Anda mengganti bahasa ketika sedang masuk. Email kami kepada Anda memakai bahasa itu, kecuali tautan masuk, yang mengikuti bahasa halaman tempat Anda memintanya. Kami juga mengirimkannya ke Stripe supaya halaman dan email pembayarannya bisa memakai bahasa itu.
• Kalau Anda masuk dengan Google: pengenal akun Google Anda, alamat foto profil Google Anda, serta token akses, token penyegaran (refresh), dan token ID yang dikembalikan Google. Kami hanya meminta profil dasar dan alamat email Anda dari Google (cakupan "openid", "email", dan "profile"), jadi token ini tidak memberi akses ke Drive, email, atau data Google Anda yang lain. Kami menyimpannya sampai Anda menghapus akun.
• Sesi masuk Anda. Setiap sesi berisi token acak, alamat IP dan string identifikasi browser yang terlihat saat Anda masuk, serta tanggal mulai dan tanggal kedaluwarsanya. Satu sesi berlaku 7 hari dan diperpanjang sendiri selama Anda memakai situs ini.
• Saat Anda meminta tautan masuk: alamat email yang Anda ketik, disimpan dalam permintaan tertunda yang dihapus begitu tautannya dipakai, atau paling lambat dalam 25 menit, meskipun Anda tidak pernah menyelesaikan proses masuk. Tautannya sendiri berlaku 10 menit.
• Status Premium Anda, keanggotaan ruang kerja Anda, dan item tersimpan Anda, yang dijelaskan di bagian-bagian berikut.

Menghapus akun Anda

Anda bisa menghapus akun sendiri: buka akun Anda, masuk ke bagian "Akun", lalu pakai "Hapus akun". Demi keamanan Anda, penghapusan hanya bisa dilakukan kalau Anda masuk dalam 24 jam terakhir. Kalau sudah lebih lama dari itu, kami meminta Anda masuk lagi terlebih dahulu.

Penghapusan ditolak selama Anda memiliki ruang kerja yang langganannya masih berjalan. Akhiri langganannya, atau serahkan ruang kerja itu kepada seorang anggota dari halaman "Tim", lalu hapus akun Anda.

Penghapusan langsung menghapus akun Anda, sesi Anda, token Google Anda, tanda tangan dan watermark tersimpan Anda, catatan konversi Anda, catatan Premium Mingguan Anda, dan ruang kerja milik Anda. Kami mengirim email kepada anggota ruang kerja itu untuk memberi tahu bahwa ruang kerjanya sudah ditutup.

Beberapa hal tetap ada setelah penghapusan:

• Catatan pembayaran, faktur, dan pesanan di Stripe. Menghapus akun Visual PDF Anda tidak menjangkau catatan itu (lihat bagian "Pembayaran Premium").
• Alamat email Anda dalam undangan yang dikirim ruang kerja lain kepada Anda, sampai 30 hari setelah undangan itu kedaluwarsa, dan dalam log aktivitas ruang kerja tersebut, selama 30 hari setelah setiap entri.
• Penghitung dan file berumur pendek: penghitung email masuk yang di-hash (sekitar 35 menit), file hasil konversi (75 menit), tautan unduhan (30 menit setelah konversi selesai), dan penghitung konversi harian (paling lama sekitar 3 hari). Penghitung pembatasan laju dipegang oleh Cloudflare, bukan oleh kami.
• Satu baris yang mencatat setiap pembelian Premium Mingguan beserta tanggal berakhirnya, yang tidak lagi merujuk kepada Anda.
• Log teknis server, selama 7 hari.
• Titik pemulihan database, yang disimpan penyedia hosting kami selama 30 hari (Cloudflare D1 Time Travel). Kami hanya memakainya untuk pemulihan setelah insiden.

Ruang kerja dan tim

Setiap akun dilengkapi ruang kerjanya sendiri. Dengan langganan Premium, pemilik bisa berbagi Premium dengan orang lain lewat undangan, satu lisensi untuk setiap orang.

Untuk mengundang seseorang, pemilik mengetik alamat email orang itu: dari situlah kami mendapatkannya. Kami menyimpannya di undangan dan mengirim email kepada orang itu yang berisi nama ruang kerja dan nama pengundang, atau alamat email pengundang kalau ia belum mengatur nama. Email itu ditulis dalam bahasa akun orang yang diundang kalau alamatnya sudah punya akun, dan dalam bahasa pengundang kalau belum. Siapa pun yang memegang tautan undangan bisa melihat nama ruang kerja, nama depan pemilik, nama pengundang, dan versi tersamar dari alamat yang diundang. Kalau pemilik atau pengundang belum mengatur nama, kami memakai bagian alamat emailnya sebelum tanda @ sebagai gantinya, dan nama bawaan ruang kerja dibuat dengan cara yang sama.

Undangan kedaluwarsa setelah 7 hari dan dihapus 30 hari sesudahnya. Log aktivitas ruang kerja menyimpan alamat yang diundang selama 30 hari. Setelah itu, entrinya tetap ada tanpa alamat tersebut.

Kami memproses data ruang kerja untuk menjalankan layanan yang Anda atau organisasi Anda daftarkan (kontrak, Pasal 6 ayat (1) huruf b), dan menyimpannya sampai ruang kerja ditutup. Untuk orang yang diundang tetapi belum punya akun, dan untuk alamat undangan yang disimpan log aktivitas selama 30 hari, dasar hukumnya adalah kepentingan sah kami dan kepentingan sah pemilik ruang kerja untuk mengirimkan undangan dan menyimpan catatan tentang siapa yang diberi akses (Pasal 6 ayat (1) huruf f). Ruang kerja hanya ditutup saat pemiliknya menghapus akunnya. Kalau seorang anggota menghapus akunnya, entri log aktivitas tidak lagi merujuk kepadanya, kecuali alamat yang tercatat di sebuah undangan, yang tetap ada sampai undangan itu berumur 30 hari.

Saat sebuah organisasi menjalankan ruang kerja untuk stafnya, organisasi itu bertanggung jawab atas penggunaan data anggotanya sendiri. Pelanggan bisnis bisa meminta perjanjian pemrosesan data (Pasal 28 GDPR) kepada kami di contact@visualpdf.com.

Inilah siapa yang melihat apa di sebuah ruang kerja:

• Setiap anggota melihat nama, alamat email, dan peran anggota lain, serta kapan mereka bergabung.
• Setiap anggota juga melihat nama ruang kerja, nama depan pemilik (atau bagian alamat emailnya sebelum tanda @ kalau ia belum punya nama), jumlah lisensi, dan tanggal perpanjangan, serta tanda tangan dan watermark yang dibagikan ke ruang kerja itu beserta nama pembuatnya.
• Pemilik juga melihat undangan yang tertunda (alamat email dan tanggal kedaluwarsa) dan log aktivitas: undangan, anggota yang bergabung, keluar, atau dikeluarkan, perubahan lisensi dan paket, penggantian nama, item yang dibagikan, pembayaran yang gagal, dan pengalihan kepemilikan, dengan nama orang-orang yang terlibat, atau alamat email mereka kalau mereka belum punya nama.
• Tidak ada seorang pun di ruang kerja, termasuk pemilik, yang bisa melihat dokumen Anda, konversi Anda, item tersimpan yang tidak Anda bagikan, sesi Anda, atau alamat IP Anda.
• Mengeluarkan seorang anggota, atau keluar sendiri, mengakhiri akses ke ruang kerja dan menghapus item yang dibagikan anggota itu ke dalamnya. Akun anggota itu sendiri tidak ikut terhapus.

Tanda tangan dan watermark tersimpan

Dengan Premium, Anda bisa menyimpan tanda tangan dan watermark ke akun Anda. Menyimpan selalu merupakan pilihan Anda. Watermark teks (teks, warna, font, opasitas), tanda tangan yang diketik, dan tanda tangan yang digambar masuk ke database kami (Cloudflare D1). Tanda tangan yang digambar disimpan sebagai goresan pena, tanpa waktu atau tekanannya. Gambar watermark, hingga 1 MB, masuk ke penyimpanan file kami (Cloudflare R2). Anda bisa menyimpan hingga 10 tanda tangan dan 20 watermark.

Semuanya dienkripsi dengan kunci milik Anda sendiri (AES-256), yang dikunci lagi dengan kunci server. Ini adalah enkripsi saat data disimpan (at rest), bukan enkripsi end-to-end: server kami mendekripsi sebuah item setiap kali mengirimkannya kepada Anda, atau ke ruang kerja tempat Anda membagikannya. Salinan item ini yang diambil dari database atau penyimpanan kami tidak bisa dibaca tanpa kunci server.

Anda bisa membagikan sebuah item ke ruang kerja yang memiliki 2 lisensi atau lebih. Anggotanya lalu melihat item itu beserta nama Anda, selama Anda berdua masih menjadi anggota dan langganannya masih berjalan. Pemilik bisa menghapus item dari ruang kerjanya. Keluar dari ruang kerja, atau dikeluarkan darinya, menghapus item yang Anda bagikan ke dalamnya.

Kalau Premium berakhir, Anda masih bisa melihat, mengunduh, dan menghapus item Anda, tetapi tidak bisa membuat atau mengeditnya, dan item yang Anda bagikan tidak lagi ditampilkan.

Item tetap ada sampai Anda menghapusnya atau menghapus akun Anda. Menghapus sebuah item langsung menghapus item itu beserta gambarnya. Menghapus akun Anda memusnahkan kunci Anda terlebih dahulu, lalu gambar, lalu catatannya. Titik pemulihan database, yang disimpan selama 30 hari, mungkin masih memuat salinan terenkripsi beserta kunci Anda yang terkunci; kami hanya memakainya untuk pemulihan setelah insiden. Dasar hukumnya adalah kontrak kami dengan Anda (Pasal 6 ayat (1) huruf b).

Pembayaran Premium

Premium dijual melalui Stripe Managed Payments. Penjual resminya adalah Sold through Link, LLC, perusahaan afiliasi Stripe: perusahaan ini menerima pembayaran Anda, menghitung PPN, dan mengirimkan bukti pembayaran serta faktur Anda. Anda memasukkan kartu, alamat penagihan, dan nomor pajak (kalau ada) di halaman milik Stripe sendiri. Kami tidak pernah melihat atau menyimpan nomor kartu Anda, dan tidak ada skrip Stripe yang berjalan di halaman kami.

Stripe dan Link adalah pengendali data independen untuk data pembayaran yang mereka kumpulkan. Mereka menyimpannya berdasarkan kebijakan privasi dan kewajiban hukum mereka sendiri, dan menghapus akun Visual PDF Anda tidak menghapus data itu. Kalau Anda meminta Link menghapus data Anda, Stripe membatalkan langganan Premium yang Anda beli lewat Link dan menghapus data Anda dari akun Stripe kami.

Yang kami kirim ke Stripe. Untuk langganan: nama ruang kerja, alamat email pemilik, dan pengenal ruang kerja kami, serta alamat email pemilik baru setelah pengalihan kepemilikan. Untuk Premium Mingguan: alamat email Anda, nama Anda, dan pengenal akun kami. Bersama setiap data itu, kami juga mengirim bahasa yang diatur di akun orang yang bersangkutan.

Yang dibagikan Stripe kepada kami. Berdasarkan ketentuan Link, Stripe menyediakan data pesanan Anda di akun Stripe kami: nama, alamat email, nomor telepon, alamat penagihan, nomor pajak kalau Anda memberikannya, informasi pembayaran (tidak pernah nomor kartu lengkap Anda), dan apa yang Anda beli. Kami memakainya untuk dukungan pelanggan dan untuk pembukuan kami. Sistem kami sendiri tidak menyalin satu pun data itu, kecuali pengenal yang disebut di bawah.

Yang kami simpan di database kami sendiri. Pengenal pelanggan Stripe. Untuk langganan: paket, status, jumlah lisensi, interval bulanan atau tahunan, periode berjalan, serta tanggal pembatalan atau masa uji coba, selama ruang kerjanya ada. Pengurangan lisensi yang dijadwalkan disimpan sampai 30 hari setelah berlaku. Untuk Premium Mingguan: pengenal checkout dan pembayaran Stripe serta tanggal mulai dan berakhirnya, yang dihapus 30 hari setelah pass berakhir. Pembelian pass juga meninggalkan satu baris di log aktivitas internal, beserta tanggal berakhirnya pass. Baris itu tidak punya batas waktu: baris itu tetap ada setelah Anda menghapus akun, tetapi tidak lagi merujuk kepada Anda.

Dasar hukum: kontrak kami dengan Anda (Pasal 6 ayat (1) huruf b) untuk memberikan Premium, kepentingan sah kami dalam menjawab permintaan dukungan, pengembalian dana, dan penarikan diri (Pasal 6 ayat (1) huruf f), serta kewajiban hukum kami untuk menyimpan catatan pembukuan (Pasal 6 ayat (1) huruf c). Data pesanan tetap ada di akun Stripe kami selama Stripe menyimpannya di sana. Data itu dihapus kalau Anda meminta Link menghapus data Anda.

Email yang kami kirim

Kami hanya mengirim email saat layanan memerlukannya, tidak pernah untuk pemasaran. Dasar hukumnya adalah kontrak kami dengan Anda (Pasal 6 ayat (1) huruf b).

Kode kami tidak menyimpan salinan email yang dikirimnya. Kalau pengiriman gagal, pesan kesalahan dari penyedia layanan masuk ke log server kami, yang disimpan selama 7 hari.

Agar tidak ada yang bisa membanjiri sebuah kotak masuk, kami menghitung email yang dikirim ke setiap alamat dalam rentang 10 menit. Penghitung itu disimpan di bawah hash alamat tersebut, bukan alamatnya sendiri, dan dihapus dalam waktu sekitar 35 menit. Hash itu bersifat pseudonim, bukan anonim: siapa pun yang sudah tahu alamat Anda bisa menghitungnya.

Bukti pembayaran, faktur, dan pengingat pembayaran datang dari Link dan Stripe, bukan dari kami.

Email kami dikirim dari noreply@mail.visualpdf.com melalui Cloudflare Email Sending, yang menerima alamat Anda dan isi emailnya. Kami mengirim:

• Tautan masuk Anda, berlaku 10 menit.
• Undangan ruang kerja, ke alamat yang diketik pemilik.
• Pemberitahuan saat lisensi Anda di sebuah ruang kerja dicabut.
• Pemberitahuan kepada pemilik saat pembayaran gagal.
• Pemberitahuan kepada setiap anggota saat Premium lewat ruang kerja berakhir.
• Pemberitahuan kepada kedua orang saat ruang kerja berganti pemilik, yang menyebut nama orang lainnya (atau alamat emailnya kalau ia belum mengatur nama).
• Pemberitahuan kepada anggota saat ruang kerja ditutup karena pemiliknya menghapus akunnya.
• Pemberitahuan, 30 hari sebelum berlaku, tentang perubahan signifikan pada kebijakan ini atau pada syarat dan ketentuan kami, perubahan harga bagi yang berlangganan, dan perubahan yang membuat Premium jelas lebih buruk.

Formulir bantuan dan masukan

Saat Anda mengirim pesan lewat formulir "Bantuan dan masukan", kami menerima: alasan yang Anda pilih, pesan Anda, alamat email Anda (supaya kami bisa membalas), halaman tempat Anda menulis, bahasa antarmuka Anda, string identifikasi browser Anda, negara Anda (diturunkan dari koneksi Anda; alamat IP tidak disimpan bersama pesan Anda), dan file yang Anda pilih untuk dilampirkan, kalau ada.

Kami memakai data itu untuk satu tujuan saja: memahami dan menjawab permintaan Anda. Pesan Anda beserta lampirannya dihapus otomatis 30 hari setelah permintaan Anda ditangani, dan paling lambat 12 bulan setelah Anda mengirimnya. Dasar hukumnya adalah kepentingan sah kami untuk menjawab orang yang menulis kepada kami dan memperbaiki layanan (Pasal 6 ayat (1) huruf f), atau kontrak kami dengan Anda kalau pesan Anda menyangkut pembelian atau akun Anda.

Saat sebuah pesan masuk, tim kami menerima notifikasi di sebuah kanal Discord yang berisi nomor pesan, alasan, bahasa, negara, alamat halaman, serta nama dan ukuran file lampirannya. Pesan dan alamat email Anda tidak dikirim ke Discord. Notifikasi ini tetap ada di kanal Discord sampai kami menghapusnya.

Email yang Anda kirim kepada kami

Saat Anda menulis ke contact@visualpdf.com, pesan dan alamat Anda disimpan di kotak surat kami di IONOS SE, di Jerman. Kami memakainya hanya untuk membalas Anda. Dasar hukumnya adalah kepentingan sah kami (Pasal 6 ayat (1) huruf f), atau kontrak kami dengan Anda kalau Anda menulis tentang pembelian, penarikan diri, atau akun Anda.

Tidak ada yang menghapus email ini secara otomatis. Kami menyimpannya selama kami memerlukannya untuk membalas Anda dan menangani tindak lanjut apa pun, seperti pengembalian dana atau sengketa, lalu menghapusnya secara manual.

Penilaian alat

Saat Anda menilai sebuah alat, kami menyimpan nama alatnya, penilaian Anda, dan komentar Anda kalau ada. Tidak ada hal lain yang disimpan bersamanya: tanpa alamat IP, tanpa pengenal, tanpa akun, bahkan kalau Anda sedang masuk. Penanda "Anda sudah menilai alat ini" hanya tersimpan di browser Anda sendiri. Secara terpisah, analitik kami mencatat bahwa sebuah alat dinilai, beserta nilainya tetapi tanpa komentarnya (lihat bagian "Analitik audiens").

Karena penilaian bersifat anonim, kami menyimpannya tanpa batas waktu sebagai statistik produk. Mohon jangan mencantumkan informasi pribadi di dalam komentar penilaian: kami tidak punya cara mengetahui siapa yang menulisnya, sehingga kami tidak bisa mengaitkannya kembali kepada Anda untuk menghapusnya.

Analitik audiens

Kami mengukur cara situs ini dipakai dengan Rybbit, alat analitik sumber terbuka tanpa cookie yang kami hosting sendiri di server di Prancis (OVH). Tidak ada yang dibagikan ke jaringan periklanan, dan tidak ada profil tentang Anda yang dibangun.

Yang dicatat: halaman yang dilihat (alamat lengkapnya, termasuk tautan undangan kalau Anda membukanya), situs perujuk, keluarga browser dan sistem operasi, ukuran layar, negara, dan wilayah. Alamat IP Anda dipakai pada saat kunjungan untuk menurunkan negara dan wilayah, lalu dibuang: alamat itu tidak disimpan bersama kunjungan Anda. Untuk menghitung kunjungan, Rybbit mengaitkannya dengan pengenal pseudonim yang dihitung dari alamat IP dan string browser Anda. Pengenal itu tidak berubah dari hari ke hari, jadi kunjungan dari alamat IP dan browser yang sama terhubung dari waktu ke waktu, sampai salah satunya berubah. Kalau Anda membuka tautan undangan, alamat tautannya ikut tercatat, dan kunjungan itu bisa dikaitkan dengan undangannya. Saat konversi Office gagal, peristiwanya membawa nomor permintaan konversi itu, sehingga selama 7 hari masa simpan log server kami, kami bisa mencocokkannya dengan permintaan tersebut.

Kami juga mencatat peristiwa tentang cara alat dipakai, supaya kami bisa memperbaiki bug: alat dibuka, selesai, macet, atau gagal (dengan pesan kesalahan teknis yang dipotong atau kode kesalahan), jumlah dan total ukuran file, opsi yang Anda pilih, jumlah hasil (misalnya halaman yang diubah atau gambar yang ditemukan), cara Anda mengunduh hasilnya, dan apakah kami menyarankan membuka halaman di luar browser dalam aplikasi. Kami juga mencatat bahwa Anda mengirim pesan masukan (alasannya dan apakah ada file terlampir) atau menilai sebuah alat (alatnya dan nilainya), tanpa pesan, komentar, atau alamat email.

Untuk akun dan Premium, kami mencatat langkah-langkah berikut: proses masuk dimulai, selesai, atau gagal (metode, akun baru atau lama), keluar, akun dihapus, batas paket gratis tercapai, tawaran Premium ditampilkan beserta alasannya, checkout dimulai (penawaran, lisensi, bulanan atau tahunan) dan selesai, perubahan lisensi, pembatalan, undangan dikirim, diterima, atau ditolak, anggota dikeluarkan, dan kepemilikan dialihkan. Tidak satu pun peristiwa ini memuat nama, alamat email, atau pengenal akun Anda.

Data peristiwa analitik disimpan paling lama 24 bulan, lalu dihapus.

Pemrosesan ini bersandar pada kepentingan sah kami untuk memahami dan memperbaiki layanan. Konfigurasinya dijaga agar tetap masuk pengecualian pengukuran audiens dari CNIL Prancis, dan itulah sebabnya tidak ada banner persetujuan yang diperlukan.

Keamanan dan pencegahan penyalahgunaan

Langkah-langkah ini didasarkan pada kepentingan sah kami untuk menjaga layanan tetap tersedia dan akun tetap aman (Pasal 6 ayat (1) huruf f).

Untuk melindungi layanan dan akun Anda, kami memakai mekanisme berikut, dan beberapa di antaranya memproses alamat IP Anda:

• Pembatasan laju: permintaan dihitung per alamat IP, atau per akun saat Anda sedang masuk, dalam jendela satu menit. Layanan pembatasan laju Cloudflare memegang penghitung ini, jadi masa simpannya ditentukan oleh Cloudflare. Penghitung ini tidak pernah disimpan bersama kiriman atau pesan apa pun.
• Cloudflare Turnstile: pemeriksaan anti-bot yang berjalan saat Anda mengirim pesan masukan, menilai sebuah alat, meminta tautan masuk, atau memulai konversi Office tanpa Premium. Layanan itu dioperasikan Cloudflare, yang memproses alamat IP Anda, string identifikasi browser Anda, sidik jari teknis koneksi Anda, dan pengenal situs kami untuk membedakan manusia dari bot. Turnstile tidak memasang cookie periklanan, tidak pernah dipakai untuk melacak Anda antarsitus, dan Cloudflare tidak memakai data ini untuk menyusun profil Anda.
• Batas email masuk: penghitung per alamat email, disimpan sekitar 35 menit di bawah hash alamat tersebut (lihat bagian "Email yang kami kirim").
• Sesi masuk menyimpan alamat IP dan string identifikasi browser yang terlihat saat Anda masuk (lihat bagian "Akun Anda").
• Tautan masuk hanya berfungsi di browser yang memintanya, melalui cookie yang menyimpan ringkasan kriptografis dari tautan tersebut.
• Log server: penyedia hosting kami, Cloudflare, mencatat log teknis dari permintaan yang ditangani server kami, termasuk alamat yang diminta, alamat IP Anda, dan string identifikasi browser Anda. Log ini disimpan 7 hari dan hanya dipakai untuk memperbaiki kesalahan dan menyelidiki penyalahgunaan. Pesan yang ditulis kode kami ke log ini bisa memuat pengenal akun, ruang kerja, atau Stripe Anda serta alamat tautan undangan dan tautan unduhan, tetapi tidak pernah alamat email Anda atau isi file Anda.

Layanan Google

Masuk dengan Google: kalau Anda memilihnya, Google memberi tahu kami nama Anda, alamat email Anda, apakah alamat itu sudah diverifikasi, alamat foto profil Anda, dan pengenal akun Google Anda. Kami menyimpannya, bersama token yang dikembalikan Google, seperti dijelaskan di bagian "Akun Anda".

Foto profil Anda: kalau Anda masuk dengan Google, browser Anda memuat foto Anda langsung dari server Google di halaman yang menampilkan avatar Anda. Google lalu menerima alamat IP dan string identifikasi browser Anda, sama seperti untuk gambar apa pun yang dihosting Google.

Impor Google Drive: kalau Anda memilih mengimpor file dari Google Drive, seluruh pertukarannya terjadi antara browser Anda dan Google: server kami sama sekali tidak terlibat. Izin yang Anda berikan hanya mencakup file yang Anda pilih (cakupan "drive.file" milik Google), dan token akses sementaranya disimpan di penyimpanan lokal browser Anda, tidak di tempat lain. Fitur ini hanya berjalan saat Anda mengkliknya.

Apa yang dilakukan Google dengan data ini diatur oleh kebijakan privasi Google sendiri.

Berapa lama data disimpan

Data yang terkait dengan satu tugas dihapus sesuai jadwal tetap. Data yang terkait dengan akun Anda tetap ada sampai Anda menghapus data itu, akun Anda, atau ruang kerja tempat data itu berada. Berikut rinciannya:

Cookie dan konten pihak ketiga

Kami tidak memasang cookie periklanan atau cookie pelacakan pihak ketiga, dan itulah sebabnya Anda tidak melihat banner cookie.

Konten pihak ketiga hanya dimuat di browser Anda saat memang dibutuhkan: Cloudflare Turnstile pada formulir yang dilindunginya dan saat masuk, halaman masuk Google dan foto profil Google Anda kalau Anda memakai Masuk dengan Google, skrip Google kalau Anda membuka impor Drive, serta halaman pembayaran dan penagihan Stripe, tempat kami mengarahkan Anda saat Anda membeli atau mengelola Premium. Font disajikan dari domain kami sendiri, bukan dari server Google Fonts.

Semua cookie yang kami pakai benar-benar diperlukan, jadi cookie itu dikecualikan dari kewajiban persetujuan. Hanya cookie pertama yang bisa dipasang tanpa masuk. Cookie lainnya hanya ada selama proses masuk atau selama Anda masuk:

• "i18n_redirected": mengingat preferensi bahasa Anda setelah sebuah bahasa dipilih atau terdeteksi. Cookie ini tidak memuat pengenal apa pun dan berlaku satu tahun.
• "__Secure-better-auth.session_token": sesi masuk Anda. Skrip di halaman tidak bisa membacanya, cookie ini dipakai bersama oleh visualpdf.com dan subdomainnya, dan berlaku 7 hari, diperpanjang selama Anda memakai situs ini.
• "vpdf_session": memberi tahu halaman bahwa ada sesi aktif, supaya akun Anda bisa langsung ditampilkan. Cookie ini hanya berisi nilai 1 dan masa berlakunya sama dengan cookie sesi.
• "__Host-vpdf_ml": mengikat tautan masuk ke browser yang memintanya. Cookie ini berisi ringkasan kriptografis dari tautan, tidak pernah tautannya sendiri, dan berlaku 10 menit.
• "__Secure-better-auth.state": cookie keamanan yang berlaku 5 menit selama Anda masuk dengan Google.

Penyimpanan lokal

Beberapa pengaturan disimpan di penyimpanan browser Anda, hanya dibaca oleh halaman kami, dan tidak pernah dikirim ke server kami:

• "vpdf_account": nama, alamat email, inisial, warna avatar, alamat foto Google, dan status Premium Anda, supaya header dan menu akunnya bisa menampilkan akun Anda sebelum server kami menjawab. Data ini tidak memuat pengenal akun, dan dihapus saat Anda keluar atau menghapus akun.
• "vpdf_r7k": jumlah tugas paket gratis dalam satu jam terakhir.
• "vpdf_currency": mata uang dan kurs yang dipakai untuk menampilkan harga Premium sebagai perkiraan dalam mata uang Anda, disimpan 24 jam. Server kami memilih mata uang berdasarkan negara yang dilampirkan Cloudflare pada koneksi Anda, dan tidak menyimpannya.
• "nuxt-color-mode": pilihan tema terang atau gelap Anda.
• "visualpdf:ratings": alat yang sudah Anda nilai atau yang tidak ingin Anda nilai, dan kapan terakhir kali kami bertanya.
• "visualpdf:viewer-zoom": tingkat perbesaran favorit Anda di editor.
• Kalau Anda memakai impor Google Drive: token akses Google yang bersifat sementara.
• Di penyimpanan sesi (session storage), yang dikosongkan saat Anda menutup tab: penanda yang membantu halaman pulih setelah pembaruan yang gagal.

Penyedia layanan dan penerima data

Data Anda tidak pernah dijual, disewakan, atau dibagikan untuk periklanan. Data Anda hanya diterima oleh penerima berikut, masing-masing untuk tujuan yang disebutkan:

• Cloudflare, Inc. (Amerika Serikat): hosting, database, penyimpanan file, pengiriman konten, log server, keamanan (termasuk Turnstile), dan pengiriman email kami. Terikat adendum pemrosesan data dengan klausul kontraktual standar Uni Eropa.
• Microsoft (Amerika Serikat): hanya menjalankan konversi Word, Excel, dan PowerPoint, seperti dijelaskan di atas.
• OVH SAS (Prancis): menghosting analitik yang kami kelola sendiri.
• Google (Amerika Serikat): Masuk dengan Google, foto profil Anda kalau Anda memakai fitur itu, dan impor Drive opsional, yang berjalan di browser Anda.
• Stripe, termasuk Sold through Link, LLC (Amerika Serikat): pembayaran Premium, PPN, bukti pembayaran, dan faktur, sebagai penjual resmi dan pengendali data independen.
• Discord, Inc. (Amerika Serikat): notifikasi internal untuk tim kami. Untuk pesan masukan: nomornya, alasannya, bahasa, negara, alamat halaman, serta nama dan ukuran file lampirannya. Untuk email yang gagal terkirim: hanya kode kesalahannya. Tidak pernah pesan atau alamat email Anda.
• IONOS SE (Jerman): menyimpan email yang Anda kirim ke contact@visualpdf.com.
• Pengguna lain: anggota ruang kerja tempat Anda bergabung dan orang yang Anda undang melihat apa yang dijelaskan di bagian "Ruang kerja dan tim".

Transfer lintas negara

Sebagian penyedia kami berada di Amerika Serikat atau mungkin memproses data di sana: Cloudflare (yang menghosting database dan penyimpanan kami), Microsoft, Google, Stripe, dan Discord. Transfer tersebut bersandar pada EU-US Data Privacy Framework jika penerimanya terdaftar dalam kerangka itu, dan pada klausul kontraktual standar Komisi Eropa jika tidak. Anda bisa meminta salinan pengaman ini kepada kami di contact@visualpdf.com.

Hak Anda

Berdasarkan GDPR, Anda dapat meminta kami memberikan akses, memperbaiki, menghapus, atau menyerahkan data yang kami simpan tentang Anda, dan Anda dapat mengajukan keberatan atas pemrosesannya atau meminta pembatasannya. Kalau Anda punya akun, hak itu mencakup akun Anda, data ruang kerja Anda, dan item tersimpan Anda.

Karena pengendali datanya berkedudukan di Prancis, GDPR-lah yang mengatur pemrosesan ini. Hak yang dijamin Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) bagi pengguna di Indonesia (akses, perbaikan, penghapusan, penarikan persetujuan) dilayani lewat proses yang sama dan alamat email yang sama.

Sebagian dari hak ini bisa Anda jalankan sendiri: mengubah nama di halaman akun Anda, menghapus item tersimpan Anda, dan menghapus akun Anda (lihat bagian "Menghapus akun Anda"). Untuk hal lain, termasuk salinan data akun Anda dalam format yang bisa dipindahkan, tulis ke contact@visualpdf.com. Kami menjawab dalam waktu satu bulan.

Hak untuk mengajukan keberatan: kapan saja, atas alasan yang berkaitan dengan situasi Anda, Anda dapat menolak pemrosesan yang kami dasarkan pada kepentingan sah kami, yaitu analitik audiens, langkah keamanan, catatan sesi, dan log server. Tulis ke contact@visualpdf.com. Untuk analitik, Anda juga bisa menghentikannya sendiri dengan memblokir permintaan ke www.visualpdf.com/api/e/ memakai pemblokir konten apa pun. Situs tetap berfungsi.

Untuk data pembayaran, Anda juga bisa menghubungi Stripe atau Link secara langsung. Tautan ke kebijakan privasi mereka ada di bagian "Pembayaran Premium".

Anda juga bisa memberi kami instruksi tentang apa yang harus terjadi pada data Anda setelah Anda meninggal dunia (Loi Informatique et Libertés Prancis, pasal 85). Tanpa instruksi, akun Anda tetap ada sampai ahli waris Anda meminta kami menghapusnya, dengan menulis ke contact@visualpdf.com disertai bukti kematian. Lewat alamat yang sama, Anda bisa memberi tahu kami apakah data Anda boleh diserahkan kepada orang yang Anda tunjuk.

Kalau Anda menilai hak Anda tidak dihormati, Anda bisa mengajukan pengaduan ke otoritas pelindungan data Prancis: CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Prancis (www.cnil.fr). Anda juga bisa mengadu ke otoritas pelindungan data di negara Uni Eropa tempat Anda tinggal, tempat Anda bekerja, atau tempat dugaan pelanggaran terjadi.

Pembuatan profil dan batas usia

Kami tidak membuat keputusan otomatis tentang Anda dan tidak membangun profil apa pun. Alat-alat ini tidak memerlukan akun dan ditujukan untuk umum.

Akun diperuntukkan bagi orang berusia 15 tahun ke atas. Pembelian diperuntukkan bagi orang dewasa, atau bagi anak di bawah umur dengan izin orang tua. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data dari anak di bawah 15 tahun.

Perubahan kebijakan ini

Kalau praktik kami berubah, kami memperbarui halaman ini beserta tanggal "terakhir diperbarui" sebelum perubahan itu berlaku. Kalau sebuah perubahan berdampak signifikan bagi pemilik akun, kami juga mengirim email kepada mereka 30 hari sebelum perubahan itu berlaku.